1.     Cel polityki bezpieczeństwa.

Niniejsza Polityka ma na celu przekazanie informacji jakie dane osobowe zbieramy, w jakich celach, w jaki sposób z nich korzystamy oraz kim jesteśmy. Ma ona na celu wskazanie praw, które masz w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych. Niniejsza Polityka Bezpieczeństwa nie dotyczy przetwarzania przez nas danych osobowych pracowników i współpracowników.

                                                        

 

2.     Administrator, dane i kontakt.

	Administratorem danych osobowych jest: 1) Kancelaria Adwokacka Adwokat Katarzyna Jaros z siedzibą w Opolu adres: ul. Wiejska 77 b, 45-240 Opole, NIP 6121647867, REGON: 160080495. 2) Kancelaria Adwokacka Adwokat Damian Sciubidło z siedzibą w Opolu adres: ul. Wiejska 77 b, 45-240 Opole, NIP 7272652594, REGON: 161541946,  3) Radca Prawny Krzysztof Bujnowski z siedzibą w Opolu adres: ul. Wiejska 77b, 45-240 Opole, NIP: 8442266466, REGON: 367682162 Można się z nami skontaktować:
	•	telefonicznie, na nr telefonu: 572 150 639
	•	mailowo, na adres: kancelaria@jurisexpert.pl

 

3.     Ryzyko wiążące się z przetwarzaniem danych osobowych:

–     Niewywiązanie się z prawidłowego przetwarzania danych osobowych wiąże się ze skutkami finansowymi, prawnymi oraz z utratą reputacji w wyniku naruszenia prywatności naszych klientów, pracowników a także kontrahentów. 

–     Przypadkowe lub niezgodne z prawem zniszczenie, utrata, modyfikacja, nieuprawnione ujawnienia lub nieuprawniony dostęp do danych osobowych powoduje poważne skutki prawne. 

–      Ryzyko wiąże się z naruszeniem praw lub wolności osób, w tym braku wypełniania danych, kradzieży tożsamości, naruszenia dobrego imienia, straty finansowej, dyskryminacji ze względu na pochodzenie rasowe, etniczne, poglądy polityczne, wyznanie lub przekonania, stan genetyczny i zdrowotny. 

 

4.     Obszary polityki bezpieczeństwa:

 

a)    Cel i zakres zbierania danych osobowych w kancelarii:

 

–      Świadczenie pomocy prawnej dla klientów kancelarii wymaga zbierania danych osobowych w celu wykonywania usług prawnych. Zebrane dane gromadzone są w specjalnych szafach, które zostały przystosowane do przechowywania danych wrażliwych.  Przetwarzanie danych osobowych odbywa się wyłącznie w celu realizacji naszych usług oraz w celach księgowych.

–      Zbieramy, przetwarzamy i przechowujemy następujące dane użytkowników: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres do wysyłki zamówienia, numer identyfikacji podatkowej (NIP), adres e-mail, numer telefonu, informacje o używanej przeglądarce internetowej oraz inne, dobrowolnie przekazane nam dane osobowe.

–      Powierzenie nam danych osobowych jest niezbędne do realizacji oferowanych przez nas usług.

–      Zgodnie z obowiązującym prawem możemy przesyłać dane osobowe do serwerów znajdujących się poza krajem zamieszkania użytkownika lub do podmiotów powiązanych, stron trzecich z siedzibą w innych krajach w tym krajach z obszaru EOG (Europejski Obszar Gospodarczy, EOG ang. European Economic Area, EEA – strefa wolnego handlu i Wspólny Rynek, obejmujące państwa Unii Europejskiej i Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu EFTA) w celu przetwarzania danych osobowych przez takie podmioty w naszym imieniu zgodnie z postanowieniami niniejszej Polityki prywatności oraz obowiązującymi przepisami i regulacjami.

            

–      podjęcia na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy (np. w celu wyceny usługi lub poinformowania Cię o dostępności produktu) – art. 6 ust. 1 b) RODO

a)     przez czas niezbędny do wykonania tych działań;  

b)    zawarcia i wykonania umowy – art. 6 ust. 1 b) RODO

c)     przez czas niezbędny do wykonania umowy i dokonania rozliczeń z jej tytułu

d)    wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych – podstawa prawna art. 6 ust. 1 c) RODO obejmujących: obowiązki z tytułu rękojmi za wady przez okres trwania odpowiedzialności z tytułu rękojmi;

e)     obowiązki z tytułu odstąpienia lub rozwiązania umowy przez okres do czasu przedawnienia roszczeń z tego tytułu;

f)     obowiązki związane z wystawieniem i przechowywaniem faktur i dokumentów wymaganych przez prawo podatkowe i przepisy o rachunkowości do czasu wystawienia faktury lub innych dokumentów, a następnie przez okres ich przechowywania określony przepisami podatkowymi i przepisami o rachunkowości;

g)    przechowywanie danych w celu wykazania spełnienia obowiązku rozliczalności i innych nałożonych przez przepisy o ochronie danych osobowych przez okres trwania odpowiedzialności z tego tytułu;

h)    realizacji naszych tzw. prawnie uzasadnionych interesów – podstawa prawna art. 6 ust. 1 f) RODO – występujących w przypadku:

i)      ustalenia, obrony, dochodzenia roszczeń

j)      do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy lub naszych działań związanych z umową lub żądaniami przed zawarciem umowy;

            

–      tworzenia zestawień, analiz i statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne, obejmujących w szczególności raportowanie, badania i planowanie rozwoju naszych produktów, w tym usług i podniesienia ich jakości, prace rozwojowe w naszych systemach informatycznych

–      przez okres trwania umowy, a w przypadku jej nie zawarcia do czasu zakończenia działań podjętych na żądanie, a następnie przez okres do przedawnienia roszczeń z tytułu umowy lub naszych działań związanych z umową lub żądaniami przed zawarciem umowy;  

–      zapewnienia bezpieczeństwa sieci i informacji przez cały okres przechowywania danych, tj. do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy lub naszych działań związanych z umową lub żądaniami przed zawarciem umowy oraz ustania naszej odpowiedzialności z tytułu obowiązku rozliczalności i innych nałożonych przez przepisy o ochronie danych osobowych;          

–      wsparcia obsługi klienta przez okres trwania umowy lub do czasu zakończenia działań na żądanie w przypadku nie zawarcia umowy;                                 

–      ochrony przed próbami oszustwa przez czas trwania postępowań w tym przedmiocie;     

–      zapewnienia bezpieczeństwa osób (przede wszystkim pracowników i klientów) i mienia przez czas trwania postępowań w tym przedmiocie.

 

b)    Źródło zebrania danych osobowych:

 

–      Dane osobowe są zbierane zarówno od klientów indywidualnych, spółek i dużych przedsiębiorstw. Ponadto w naszej kancelarii zbieramy dane osób trzecich, tzw. kontrahentów, których dane wykorzystujemy do wykonywania innych czynności nie związanych z czynnościami prawnymi, np. zamówienie papieru w firmie zajmującej się jego produkcją. Dodatkowym źródłem danych są dane sekretarki wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia.

 

c)     Czy klienci musza podawać nam swoje dane osobowe?

 

–      Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji powierzonych nam spraw. 

 

d)    Czy informujemy swoich odbiorców o zbieraniu danych osobowych. A jeśli tak to jak brzmi taki komunikat, czy jest zrozumiały, czytelny, jasny w odbiorze.

 

–      Klienci naszej kancelarii są stale informowani o gromadzeniu ich danych osobowych w naszej siedzibie. Komunikaty są jasne w odbiorze i czytelne. 

Klauzula informacyjna.

I. Dane osobowe będą przetwarzane przez Kancelarię Adwokacką Adwokat Katarzyna Jaros, Kancelarię Adwokacką Adwokat Damian Sciubidło, Radca Prawny Krzysztof Bujnowski w szczególności: 

1) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a), lit. b) i lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane RODO) w celu: 

a) podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (dane niezbędne do zawarcia umowy są wskazane na formularzu umowy);

b) wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze; 

2) na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Kancelarii Adwokackiej Adwokat Katarzyna Jaros, Kancelarii Adwokackiej Adwokat Damian Sciubidło, Radca Prawny Krzysztof Bujnowski  tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celu: 

a) prowadzenia spraw sądowych oraz administracyjnych,

b) dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń,

3) na podstawie odrębnej zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, w celu:

a) przekazywania klientowi informacji o proponowanych zmianach Umowy, o zmianie nazwy (firmy), adresu lub siedziby, potwierdzenia przyjęcia zapytań, zleceń, udzielenia na nią odpowiedzi, opinii pranych na wskazany adres poczty elektronicznej (e-mail) bądź telefonicznie;

II. W wymienionych powyżej celach Administrator będzie przetwarzał dane dotyczące: 

–    dane klientów, uczestników postępowania, osób reprezentujących uczestników postępowania oraz osób trzecich wskazanych przez klientów – imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania/do korespondencji, numer telefonu, adres poczty e-mail, NIP są w celu wystawienia rachunku, faktury i prowadzenia rozliczeń finansowych

–    dane obecnych i byłych klientów – w zakresie ograniczonym do danych niezbędnych do identyfikacji oraz wskazania charakteru współpracy przetwarzane w celu bieżącej organizacji.

III. Administrator będzie przetwarzać szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 RODO tj.: dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, dane dotyczące zdrowia. 

IV. Szczegółowe informacje na temat gromadzonych i przetwarzanych kategorii danych są opisane w Polityce prywatności dostępnej w Kancelarii Adwokackiej Adwokat Katarzyna Jaros, Kancelarii Adwokackiej Adwokat Damian Sciubidło, Radca Prawny Krzysztof Bujnowski. 

 

V. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane: 

1) dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia lub wykonania umowy oraz wypełnienia obowiązku prawnego Administratora będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji zadań wynikających z umowy/zlecenia, a następnie przez okres 5 lat po zakończeniu współpracy:

a) celem zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących Kancelarii Adwokackiej Adwokat Katarzyna Jaros, Kancelarii Adwokackiej Adwokat Damian Sciubidło, Radca Prawny Krzysztof Bujnowski oraz Klientom kancelarii,

b) wypełnienia obowiązku prawnego Administratora (np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych); 

c) umieszczanie danych w archiwum.

2) dane osobowe przetwarzane na potrzeby spraw klientów Kancelarii lub usług własnych Kancelarii Adwokackiej Adwokat Katarzyna Jaros, Kancelarii Adwokackiej Adwokat Damian Sciubidło, Radca Prawny Krzysztof Bujnowski na podstawie uzasadnionego interesu prawnego, będą przetwarzane do czasu zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą; 

3) dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnej zgody będą przechowywane do czasu jej odwołania.

VI. Prawa osoby, której dotyczą dane osobowe.

1. Osoba, której Administrator przetwarza dane osobowe, na podstawie  punktu I zgodnie z RODO, ma prawo do: 

1) prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, czyli prawo do uzyskania potwierdzenia czy Administrator przetwarza dane oraz informacji dotyczących takiego przetwarzania,

2) prawo do sprostowania danych, jeżeli dane przetwarzane przez Administratora są nieprawidłowe lub niekompletne,

3) prawo żądania od Administratora usunięcia danych,

4) prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych,

5) prawo do przenoszenia danych, czyli prawo do otrzymania dostarczonych Administratorowi danych osobowych oraz przesłania ich innemu administratorowi,

6) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego,

 7) prawo wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego lub organu nadzorczego innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu lub pracy osoby, której dane dotyczą lub ze względu na miejsce domniemanego naruszenia RODO,

8) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).

2. Prawa wymienione w pkt 1)-6) i pkt 8) powyżej można zrealizować m.in. poprzez kontakt z Kancelarią Adwokacką Adwokat Katarzyna Jaros na adres e-mail: kancelaria@jurisexpert.pl bądź listownie na adres Kancelarii: ul. Wiejska 77b, 45-240 Opole, Kancelarii Adwokackiej Adwokat Damian Sciubidło na adres e-mail: kancelaria@jurisexpert.pl bądź listownie na adres Kancelarii: ul. Wiejska 77b, 45-240 Opole, Radca Prawny Krzysztof Bujnowski na adres e-mail: kancelaria@jurisexpert.pl bądź listownie na adres Kancelarii: ul. Wiejska 77b, 45-240 Opole.

VII. Kategorie odbiorców danych Kancelarii Adwokackiej Adwokat Katarzyna Jaros, Kancelarii Adwokackiej Adwokat Damian Sciubidło, Radca Prawny Krzysztof Bujnowski  to: banki, operatorzy pocztowi, partnerzy świadczący usługi techniczne, zleceniobiorcy i współpracownicy, kontrahenci, partnerzy obsługi księgowo – kadrowej, substytucji.

 

 

e)     W jaki sposób zbieramy dane osobowe w naszej kancelarii?

 

Dane osobowe są gromadzone w teczkach papierowych lub plastikowych, a następnie umieszczane w specjalnych szafach chroniących przed dostępem osób trzecich. Ponadto dane osobowe są gromadzone na nośnikach danych takich jak: przenośny dysk oraz pendrive. Dane osobowe dodatkowo są gromadzone i zaszyfrowane przez specjalny system komputerowy do zaszyfrowania dysków VeraCrypt. Dane osobowe są także przechowywane w skrzynce pocztowej nazwa.pl, która dodatkowo jest chroniona specjalnym zakupionym w tym celu antywirusem.

 

 

f)     Gdzie przechowujemy dane? Na serwerze innego podmiotu (np. firmy hostingowej). Czy dane są tam bezpieczne?

 

Dane z kancelarii są przechowywane na serwerze

 

g)    Czy nasi klienci mają możliwość sprostowania danych?